Management assistant

Organisatiedetails

Ben jij een administratieve duizendpoot die gedreven wordt door het bieden van efficiënte ondersteuning? Dan hebben we de perfecte rol voor jou!

Waarom bij ons solliciteren?

De FANC-medewerkers zorgen voor een effectieve bescherming van de bevolking, werknemers en het leefmilieu tegen de risico’s van ioniserende straling.

Sinds 2001 is het FANC een organisatie van openbaar nut (categorie C) onder toezicht van de minister van Binnenlandse Zaken. Deze status geeft haar een grote onafhankelijkheid , die essentieel is voor de onpartijdige uitoefening van haar verantwoordelijkheid tegenover de samenleving.

Het FANC inspecteert:

• 2 kerncentrales met samen 7 reactoren waarvan 5 operationeel;
• enkele duizenden medische, industriële en onderzoeksfaciliteiten;
• 40.000 transporten van radioactief of nucleair materiaal per jaar.​​​​​​​

Het is betrokken bij een brede waaier van activiteiten, waaronder:

​​​​​​

• Monitoring van natuurlijke en kunstmatige radioactiviteit in ons land;
• De veiligheid van het beheer, ook op lange termijn, van radioactief afval;
• Het vastleggen van de reglementering en van de basisnormen voor stralingsbescherming;
• Nucleaire beveiliging;
• Internationale kennisuitwisseling, op bilateraal, Europees en mondiaal niveau.

Functie

Jouw Rol: Management assistant voor de dienst “DG – Departement Algemene Directie”.

Wat ga je doen?

• Administratieve ondersteuning: Je zal de directeur-generaal (nadergenoemd als DG) ondersteunen bij de dagelijkse organisatie van haar activiteiten. Je bent verantwoordelijk voor het filteren en behandelen van inkomende en uitgaande communicatie, zoals post, e-mails en telefoontjes.
• Agendabeheer en Vergaderondersteuning: Je beheert de agenda van de DG en bereidt relevante documenten voor voor geplande vergaderingen.
• Professioneel Documentbeheer: Het opmaken, formatteren en verbeteren van diverse documenten in verschillende software zoals Word, PowerPoint, Excel, SharePoint en Outlook behoort tot jouw takenpakket.
• Vertalingen en Kwaliteitscontrole: Je voert korte vertalingen uit en zorgt voor de correcte opmaak van teksten in het Nederlands, Frans en Engels. Je zal ook korte teksten nalezen en verbeteren.
• Dossierbeheer en stakeholdermanagement: Van het openen en samenstellen van dossiers tot het bijhouden van deadlines en het verstrekken van relevante informatie; je houdt alles nauwlettend in de gaten.
• Notuleren en Verslagneming: Tijdens vergaderingen en evenementen zorg je voor heldere notulen en verslagen, en houd je actielijsten bij.
• Organisatie van evenementen en reizen : Je staat in voor de praktische voorbereiding en organisatie van internationale en nationale reizen en zendingen van de DG.

Profiel

Wat breng je mee?

• Je beschikt over minstens een Bachelor diploma, bij voorkeur in office management
• Je hebt minstens 5 jaar relevante werkervaring als Management Assistant of equivalent.
• Je communiceert zowel schriftelijk als mondeling vlot in het Nederlands, Frans en Engels.
• Je hebt een uitstekende kennis van bureauticatools zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, CRM en Sharepoint en je kan je snel eigen maken aan nieuwe platformen.

Competenties:

• Je bent goed in plannen en organiseren en kunt goed omgaan met deadlines
• Je bent integer en hecht waarde aan confidentialiteit
• Je bent polyvalent inzetbaar: je bent in staat om andere diensten te helpen en hun transversaal bij te staan indien nodig
• Je hebt een excellente vlotheid in schriftelijke en mondelinge communicatie
• Je bent voldoende adaptief, proactief en reactief
• Je bent voldoende zelfstandig, psychologisch matuur en je kan initiatief nemen
• Je deelt graag je kennis en ondersteunt anderen waar nodig

Klaar om je administratieve talenten in te zetten voor een maatschappelijk relevante organisatie? Solliciteer nu en maak deel uit van ons team!

Aanbod

Het pakket:

Het FANC biedt je een contract van bepaalde duur (1 jaar) en een zeer competitief brutoloon met al deze voordelen:

• 13e maand en vakantiegeld;
• Maaltijdcheques;
• Groeps- en hospitalisatieverzekering volledig betaald door het FANC;
• 26 vakantiedagen + 12 compensatiedagen + sluiting tussen kerst en nieuwjaar + 13 feestdagen;
• 38u week met glijdende uren;
• De mogelijkheid tot telewerken tot maximaal 130 dagen/jaar;
• Netto vergoeding voor thuiswerk;
• Smartphone of BYOD (bring your own device);
• GSM-abonnement;
• Laptop;
• Gratis openbaar vervoer woon-werk (fietsparking & douches zijn aanwezig);
• Moderne en lichte kantoren ingericht in vergaderzalen, eilanden en individuele burelen;
• Opleidingstraject;
• Een "personeelslunch", een maandelijkse bijeenkomst waarbij de verschillende afdelingen hun lopende werkzaamheden aan hun collega's presenteren en elkaar ontmoeten voor een hapje en een drankje.