Management assistant

Organisatiedetails

Ben jij een administratieve duizendpoot die gedreven wordt door het bieden van efficiënte ondersteuning? Wil je de spil zijn in het soepel functioneren van een dynamische dienst? Dan hebben we de perfecte rol voor jou!

Waarom bij ons solliciteren?

De FANC-medewerkers zorgen voor een effectieve bescherming van de bevolking, werknemers en het leefmilieu tegen de risico’s van ioniserende straling.

Sinds 2001 is het FANC een organisatie van openbaar nut (categorie C) onder toezicht van de minister van Binnenlandse Zaken. Deze status geeft haar een grote onafhankelijkheid , die essentieel is voor de onpartijdige uitoefening van haar verantwoordelijkheid tegenover de samenleving.

Het FANC inspecteert:

• 2 kerncentrales met samen 7 reactoren waarvan 5 operationeel;
• enkele duizenden medische, industriële en onderzoeksfaciliteiten;
• 40.000 transporten van radioactief of nucleair materiaal per jaar.​​​​​​​

Het is betrokken bij een brede waaier van activiteiten, waaronder:

​​​​​​

• Monitoring van natuurlijke en kunstmatige radioactiviteit in ons land;
• De veiligheid van het beheer, ook op lange termijn, van radioactief afval;
• Het vastleggen van de reglementering en van de basisnormen voor stralingsbescherming;
• Nucleaire beveiliging;
• Internationale kennisuitwisseling, op bilateraal, Europees en mondiaal niveau.

Functie

Jouw Rol: Management assistant voor de dienst “Nucleaire Basisinrichtingen”

Als Management assistant ben je de cruciale schakel in het administratieve proces van onze dienst. Je ondersteunt niet alleen direct het diensthoofd, maar draagt ook bij aan een gestroomlijnd en effectief beheer van een team van een 10-tal experten/inspecteurs.

Wat ga je doen?

• Efficiënte Communicatie: Je bent verantwoordelijk voor het filteren en behandelen van inkomende en uitgaande communicatie, zoals post, e-mails en telefoontjes.
• Agendabeheer en Vergaderondersteuning: Je beheert de agenda van het team en bereidt relevante documenten voor voor geplande vergaderingen.
• Professioneel Documentbeheer: Het opmaken, formatteren en verbeteren van diverse documenten in verschillende software zoals Word, PowerPoint, Excel, SharePoint en Outlook behoort tot jouw takenpakket.
• Vertalingen en Kwaliteitscontrole: Je voert korte vertalingen uit en zorgt voor de correcte opmaak van teksten in het Nederlands, Frans en Engels. Je zal ook korte teksten nalezen en verbeteren.
• Dossierbeheer en stakeholdermanagement: Van het openen en samenstellen van dossiers tot het bijhouden van deadlines en het verstrekken van relevante informatie; je houdt alles nauwlettend in de gaten.
• Notuleren en Verslagneming: Tijdens vergaderingen en evenementen zorg je voor heldere notulen en verslagen, en houd je actielijsten bij.
• Organisatie van evenementen en reizen : Je staat in voor de praktische voorbereiding en organisatie van zendingen en meetings met stakeholders, adviesorganen, …
• Opmaak programma van opleidingen voor alle experten van de dienst en contacten met HR voor de goedkeuring ervan.
• Administratieve processen voorstellen of vereenvoudigen waar kan, beheer van documenten in management systeem van FANC

Profiel

Wat breng je mee?

• Je beschikt over een Bachelor diploma, bij voorkeur in office management
• Je hebt minstens 5 jaar relevante werkervaring als Management Assistant of equivalent.
• Je communiceert zowel schriftelijk als mondeling vlot in het Nederlands, Frans en Engels.
• Je hebt een uitstekende kennis van bureauticatools zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, CRM en Sharepoint en je kan je snel eigen maken aan nieuwe platformen.

Competenties:

• Je bent goed in plannen en organiseren en kunt goed omgaan met deadlines.
• Je bent stressbestendig en bent polyvalent inzetbaar.
• Je bent voldoende zelfstandig, psychologisch matuur en je kan initiatief nemen.
• Je deelt graag je kennis en ondersteunt anderen waar nodig.

Klaar om je administratieve talenten in te zetten voor een bloeiende dienst? Solliciteer nu en maak deel uit van ons team!

Aanbod

Het pakket:

Het FANC biedt je een contract van onbepaalde duur en een zeer competitief brutoloon met al deze voordelen:

• 13e maand en vakantiegeld;
• Maaltijdcheques;
• Groeps- en hospitalisatieverzekering volledig betaald door het FANC;
• 26 vakantiedagen + 12 compensatiedagen + sluiting tussen kerst en nieuwjaar + 13 feestdagen;
• 38u week met glijdende uren;
• De mogelijkheid tot telewerken tot maximaal 130 dagen/jaar;
• Netto vergoeding voor thuiswerk;
• Smartphone of BYOD (bring your own device);
• GSM-abonnement;
• Laptop;
• Gratis openbaar vervoer woon-werk (fietsparking & douches zijn aanwezig);
• Moderne en lichte kantoren ingericht in vergaderzalen, eilanden en individuele burelen;
• Opleidingstraject;
• Een "personeelslunch", een maandelijkse bijeenkomst waarbij de verschillende afdelingen hun lopende werkzaamheden aan hun collega's presenteren en elkaar ontmoeten voor een hapje en een drankje.